Devis & facturation
Logiciel de devis et facturation pour paysagistes
En résumé
Avec Aionik, vous créez un devis de paysagiste depuis votre catalogue de prestations et de végétaux, vous l'envoyez par e-mail avec un lien que le client ouvre sans compte pour l'accepter, puis vous le transformez en facture sans ressaisie, acomptes déduits. La facturation est conçue pour la Belgique : TVA belge, autoliquidation, et Peppol inclus pour les factures entre entreprises, obligatoire depuis le 1er janvier 2026.
Le devis
Créer un devis de paysagiste en quelques minutes
Entre la visite chez le client et le devis envoyé, la page blanche a disparu.
Vous rentrez d'une visite. Plutôt que de rouvrir un tableur le soir, vous ouvrez un nouveau devis et vous le composez avec les articles de votre catalogue : le terrassement au mètre carré, les bordures au mètre courant, la haie à la pièce, la main-d'œuvre à l'heure, l'évacuation au forfait. Chaque ligne porte sa quantité, son unité, son prix, une remise éventuelle en pourcentage ou en euros, et son taux de TVA.
Si vous préférez partir de vos notes, l'assistant Aion en tire un premier jet — postes, quantités, articles de votre catalogue, taux de TVA. Le chiffrage reste votre métier : vous corrigez les prix, vous supprimez ce qui ne va pas, vous ajoutez ce qui manque. Le devis se télécharge ou s'imprime en PDF, et part par e-mail depuis Aionik.
Le catalogue
Une bibliothèque de prestations et de végétaux
Vos prix, écrits une fois, retrouvés dans chaque devis.
Le catalogue d'Aionik range deux sortes d'articles. Les produits — végétaux, dalles, graviers, terreau, bordures — et les prestations — tonte, taille, terrassement, pose, main-d'œuvre. Chaque fiche porte un nom, une référence, une photo si vous le souhaitez, une unité (pièce, heure, jour, mètre courant, m², m³, kg, forfait), un prix d'achat, un prix de vente, un taux de TVA et une catégorie pour les retrouver. Pas de base de végétaux imposée : ce sont vos articles, à vos prix.
Chaque prestation porte aussi sa case « travail immobilier ». En Belgique, c'est elle — et non la catégorie de service — qui déclenche l'autoliquidation de la TVA quand vous travaillez pour un entrepreneur : un pavage ou un muret en relève, une tonte non. La case est décochée par défaut et c'est vous qui qualifiez, article par article.
Le client répond
Votre client accepte le devis en ligne
Sans compte, sans imprimante, depuis son téléphone.
Le devis part par e-mail avec un lien personnel. Le client l'ouvre là où il lit ses e-mails — le plus souvent sur son téléphone —, relit le devis, télécharge le PDF s'il veut le garder, et répond d'un clic : Accepter ou Refuser. De votre côté, le devis passe de « Envoyé » à « Vu » quand il l'ouvre, puis à « Accepté » ou « Refusé » quand il répond, et vous êtes prévenu.
Le lien vit aussi longtemps que la validité de votre devis, entre 30 et 180 jours ; vous pouvez le désactiver ou le régénérer si vous vous êtes trompé de destinataire. Une réponse donnée ne s'écrase pas : pour changer d'avis, le client vous contacte. Précision utile : c'est une acceptation en ligne, horodatée, pas une signature électronique. Si votre client préfère le papier, le PDF porte un bloc « bon pour accord ».
Sans ressaisie
Du devis accepté à la facture, en une action
Ce qui a été accepté est ce qui est facturé. Personne ne recopie une ligne.
Une fois le devis accepté, « Convertir en facture » reprend tout tel quel : postes, quantités, unités, prix, remises et taux de TVA. Le devis accepté devient aussi le chantier : « Passer en chantier » reprend le client et tire une liste de tâches des lignes du devis. Le planning, les équipes et les heures prennent ensuite le relais dans notre logiciel de gestion pour paysagiste.
- Numérotation suivie — chaque facture reçoit le numéro suivant de l'exercice.
- Notes de crédit — une facture émise se corrige par un avoir, pas en la réécrivant.
- Particuliers et entreprises — PDF pour les uns, Peppol pour les autres, depuis le même écran.
Acomptes
Acomptes : facturés à part, déduits tout seuls
L'acompte qui bloque la date et les végétaux, puis celui de mi-chantier — et un solde juste à la fin.
Un chantier d'aménagement se paie rarement en une fois. Depuis le devis accepté, vous créez une pro forma d'acompte au pourcentage de votre choix : 30 % à la commande, par exemple. Le pourcentage s'applique ligne par ligne, remises comprises. Une fois payée, elle se convertit en facture d'acompte. Rien n'empêche d'en faire une seconde à mi-chantier.
À la fin, la conversion du devis en facture ajoute une ligne de déduction par acompte payé — « Acompte déjà facturé, facture n° … du … », à 0 % de TVA puisqu'elle a déjà été acquittée — et le solde tombe. Deux garde-fous : tant qu'une pro forma n'est pas payée, la conversion est refusée ; et si les acomptes dépassent le montant du devis, elle l'est aussi. Mieux vaut un refus qu'un solde faux.
Ce qu'Aionik ne fait pas : les factures de situation à la française, avec un avancement cumulé poste par poste. Ici, un acompte est un pourcentage du devis entier.
Inclus d'office
Facturation électronique Peppol
Obligatoire entre entreprises belges depuis le 1er janvier 2026. Avec Aionik, la facture part au bon format sans que vous changiez votre façon de facturer.
Aionik fournit le point d'accès Peppol : pas de prestataire à choisir. L'inscription se fait depuis le logiciel, avec une pièce d'identité, et notre équipe la valide ; tant qu'elle n'est pas faite, rien ne part sur Peppol. Si votre entreprise est déjà inscrite chez un autre prestataire, Aionik le détecte à partir de votre numéro d'entreprise.
À l'envoi, la facture B2B part sur Peppol et son suivi se lit sur la facture : en attente, envoyée, livrée — ou en erreur, avec le message. Si le client n'est pas inscrit, elle part par e-mail, et c'est écrit. Recevoir compte autant qu'émettre : les factures de vos fournisseurs arrivent dans l'onglet « Reçues ». Vos clients particuliers, eux, continuent de recevoir un PDF lisible.
Base légale : loi du 6 février 2024 (article 53, § 2bis du Code de la TVA) et arrêté royal du 8 juillet 2025 — portail officiel efacture.belgium.be. Périmètre, exclusions, mesure de repli et première facture pas à pas dans notre guide Peppol pour paysagistes.
Encaissements
Suivi des impayés et relances
Ce qui est payé, payé en partie, en retard — et la relance déjà rédigée.
La liste des factures ouvre sur ce qui compte pour la trésorerie : le chiffre encaissé, ce que vos clients vous doivent encore, la TVA collectée. Chaque facture porte son statut — payée, payée partiellement, en retard — et le filtre isole celles qui attendent.
Quand une facture dépasse son échéance, la relance vous attend, rédigée selon un gabarit à quatre niveaux qui suit les règles belges : un premier rappel gratuit au particulier, frais et intérêts seulement une fois le délai légal de 14 jours écoulé, recouvrement évoqué aux derniers niveaux. Vous relisez, vous ajustez le ton, vous envoyez — ou vous ne l'envoyez pas : aucun document ne part chez un client sans votre clic.
Le cycle réel
Un chantier de paysage, ce n'est pas une facture
C'est cinq documents étalés sur trois mois — et un endroit précis où la marge s'évapore.
Un aménagement extérieur commence par un devis, souvent discuté sur place et corrigé deux fois. Il se poursuit par un acompte à la signature — celui qui bloque la date et les végétaux. Viennent ensuite les avenants: le client ajoute un massif, change l'essence des arbustes, demande un point d'éclairage pendant que la tranchée est ouverte. Puis parfois un second acompte, le terrassement étant terminé quand la plantation ne l'est pas. Et enfin le décompte final, où tout doit retomber juste : acomptes déduits, avenants intégrés, solde correct.
L'étape qui coûte le plus cher est la troisième. Les avenants se décident oralement, les mains dans la terre, et se perdent entre le chantier et le bureau. Le seul remède connu est de les écrire au moment où ils sont décidés — depuis le téléphone, sur place, pas trois semaines plus tard en essayant de se souvenir si c'était deux ou trois érables. C'est ce que permettent les notes de chantier de l'application mobile : ce qui est noté sur le chantier remonte dans le chantier, où le bureau le retrouve au moment du décompte final.
Modèle gratuit
Un exemple de devis paysagiste, à télécharger
Un aménagement de jardin complet, chiffré poste par poste : la structure à reprendre pour vos propres devis.
Questions fréquentes
Devis & facturation : vos questions
Un paysagiste doit-il facturer via Peppol en 2026 ?
En Belgique, oui, pour ses factures à d'autres entreprises assujetties à la TVA : depuis le 1er janvier 2026, une facture B2B entre entreprises belges doit être une facture électronique structurée, transmise par le réseau Peppol. Les factures aux particuliers peuvent rester en PDF ou sur papier. Deux pièges : le régime de la franchise de TVA n'en dispense pas, et même un paysagiste qui ne travaille que pour des particuliers doit pouvoir RECEVOIR les factures structurées de ses fournisseurs. Un paysagiste établi en France n'est pas visé par cette obligation belge : il relève de la réforme française, qui suit son propre calendrier. Le détail, sources à l'appui, est dans notre guide Peppol 2026 pour les paysagistes.
Comment le client accepte-t-il un devis ?
Quand vous envoyez un devis par e-mail depuis Aionik, le message contient un lien personnel. Le client l'ouvre sans créer de compte, souvent sur son téléphone : il lit le devis, télécharge le PDF et clique sur Accepter ou Refuser. Le devis passe alors au statut correspondant dans Aionik, et vous savez aussi s'il a été ouvert. Le lien vit aussi longtemps que la validité du devis, entre 30 et 180 jours, et vous pouvez le désactiver ou le régénérer. Une réponse ne s'écrase pas : pour la modifier, le client vous contacte. C'est une acceptation en ligne, pas une signature électronique.
Comment les acomptes sont-ils gérés ?
Depuis le devis accepté, vous créez une pro forma d'acompte au pourcentage de votre choix — et autant d'acomptes que le chantier en demande, par exemple à la commande puis à mi-chantier. Quand vous transformez ensuite le devis en facture, chaque acompte payé devient une ligne de déduction qui reprend le numéro et la date de la facture d'acompte, à 0 % de TVA puisqu'elle a déjà été acquittée, et le solde tombe. Tant qu'une pro forma n'est pas payée, la conversion est refusée plutôt que de produire un solde faux.
Peut-on transformer un devis en facture ?
Oui, en une action et sans ressaisie, une fois le devis accepté : les postes, quantités, unités, prix, remises et taux de TVA sont repris tels quels, et les acomptes déjà facturés sont déduits. Ce qu'Aionik ne fait pas, ce sont les factures de situation au sens du BTP français, avec un avancement cumulé poste par poste : un acompte se calcule en pourcentage du devis entier.
Comment facturer un contrat d'entretien d'espaces verts ?
Sur le chantier concerné, vous mettez en place un entretien récurrent : une fréquence (toutes les semaines, toutes les deux semaines, tous les mois, tous les trimestres, tous les ans), la date du premier passage, un forfait HTVA par période et son taux de TVA. Aionik découpe les périodes et facture en arriéré, une fois la période échue : les entretiens à facturer attendent dans l'onglet À valider de la facturation, avec un compteur. La facturation automatique existe mais reste désactivée par défaut — personne ne doit découvrir qu'une facture est partie chez son client. Un contrat par chantier au maximum ; il se met en pause ou se termine, il ne se supprime pas, pour que les périodes déjà facturées gardent leur trace. Ce qu'Aionik ne couvre pas, c'est le marché public communal : il n'y a ni bon d'intervention signé sur place, ni bon de commande public.
Aionik gère-t-il la TVA belge et française ?
La belge, oui. La française, non. Les taux sélectionnables sont les taux belges — 0, 6, 12 et 21 % — dans l'interface web comme sur mobile : un utilisateur français ne peut pas choisir 5,5, 10 ou 20 %. S'y ajoutent l'affichage HTVA/TVAC et l'autoliquidation belge, qui ne se déclenche pas sur une catégorie de service mais sur la notion de travail immobilier (art. 19 §2 et art. 20 de l'AR n° 1) : chaque prestation de votre catalogue porte donc sa propre case. Terrassement, pavage, dallage, muret, clôture scellée, arrosage enterré, drainage et allée en relèvent ; tonte, taille, désherbage, entretien courant et abattage isolé, non. La case est décochée par défaut et c'est vous qui tranchez, article par article : Aionik applique votre qualification, il ne la décide pas à votre place. En France, Aionik se déploie sur l'opérationnel — planning, relevés d'heures, chantiers, rentabilité, parc d'outils, application mobile — et la facturation reste à l'outil que vous utilisez déjà.
Qui rédige le devis et le message de relance ?
Vous en restez l'auteur. Aionik propose un premier jet du devis : les postes à partir de votre catalogue et de vos notes de visite. Le message de relance, lui, n'est pas écrit par un modèle de langage : c'est un gabarit à quatre niveaux qui applique les règles belges — premier rappel gratuit au particulier, frais et intérêts seulement une fois le délai légal écoulé, action judiciaire évoquée aux derniers niveaux. Vous relisez, vous corrigez les prix et le ton, puis vous envoyez. Aucun devis, aucune facture et aucune relance ne part chez un client sans votre validation.
Passez à la facture qui se fait toute seule
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